Zo besteed je als startup zo min mogelijk tijd aan je boekhouding

Zo besteed je als startup zo min mogelijk tijd aan je boekhouding
3 jaar geleden
Gepost in Gastblogs

Als startup ben je druk bezig om nieuwe klanten en projecten te werven zodat je snel kunt groeien. Helaas moet je ook je boekhouding bijhouden. Het is niet het leukste werk en het is vaak ook tijdrovend, maar het moet wel even gebeuren. Uiteraard wil je hier zo min mogelijk tijd aan besteden door dit zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Daarnaast wil je er ook niet te veel geld aan besteden. Uit onderzoek blijkt dat 20% van de mkb’ers vindt dat ze teveel tijd en geld besteden aan boekhouden. Maar hoe beheer je nou efficiënt je boekhouding als startup? Kun je dit het beste met Excel, een gratis boekhoudprogramma of een betaald boekhoudprogramma doen? In dit artikel bespreken wij wanneer welke methode het meest geschikt voor je is als startup, zodat je zo min mogelijk tijd aan je boekhouding hoeft te besteden.

Boekhouden in Excel? Ja!

Startups maken vaak gebruik van Excel, omdat het als makkelijk ervaren wordt. Vaak staat het al op je pc en ben je er al een keer eerder mee in aanraking gekomen. Maar wanneer kun je het beste boekhouden in Excel als startup? Hieronder staan een aantal voordelen van boekhouden in Excel opgesomd en toegelicht.

Het is goedkoop
Boekhouden in Excel is vaak een goedkope optie, omdat de meeste computers standaard een office pakket hebben. Hierdoor heb je geen extra kosten en kun je direct aan de slag. Wil je als startup op kosten bezuinigen, dan kan dit een goede optie zijn.</p>

Je kunt gebruikmaken van templates
Met Excel heb je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van verschillende templates. Deze kun je downloaden op diverse sites (door even te googelen) en je hebt meteen een framewerk waar je mee aan de slag kunt. Dus ben je wat onervaren in het maken van een mooie lay-out, dan is dit een goed begin.

Je hebt slechts enkele facturen
Zit je nog maar net in de startblokken met je startup en heb je slechts enkele facturen per maand? Dan kan het verwerken in Excel voldoende zijn. Je kunt dan namelijk nog makkelijk overzicht houden en hoeft maar weinig te verwerken. Geen noodzaak dus om gespecialiseerde software erbij te betrekken.

Boekhouden in Excel? Nee!

Het werken met Excel brengt helaas ook wat nadelen met zich mee. Hieronder staan een aantal redenen waarom je beter niet met Excel kunt werken als startup.

Je moet alles handmatig invoeren
Een groot nadeel aan het werken met Excel is dat je alles handmatig moet invoeren. Ook is het niet mogelijk om het programma aan andere systemen te koppelen. Hierdoor is het lastiger om gegevens inzichtelijk te maken.

Het is tijdrovend
Doordat je alles handmatig moet invoeren en het programma niet kunt koppelen aan andere systemen, ben je ook een stuk langer bezig met het verwerken van gegevens. Het boekhouden is op deze manier dus een stuk tijdrovender. Als je als startup sneller wilt groeien, werkt dit dus belemmerend.

Je moet verstand hebben van formules
Wanneer je efficiënt wilt kunnen werken met Excel heb je kennis over de formules van het programma nodig. Met deze formules kun je namelijk verschillende berekeningen uitvoeren, zodat je je data goed in kaart kunt brengen. Ben je hier dus niet handig mee, dan ben je te veel tijd kwijt. Bovendien kan een klein foutje in een formule zorgen voor grote fouten in je boekhouding.

Boekhouden met gratis boekhoud software? Ja!

Er zijn diverse gratis boekhoudpakketten beschikbaar. Maar wanneer is het voor jou als startup het meest geschikt? Lees hieronder wanneer het een goede optie voor je is.

Het kost niets
Ten eerste is het een goede optie omdat het niets kost. Het enige wat je hoeft te doen is het programma te downloaden, installeren en configureren. Is het online beschikbaar? Dan hoef je je alleen maar aan te melden. Vervolgens kun je er direct mee aan de slag.

Het is een handig instapmodel
Wanneer je als startup nog niet zo goed in kunt schatten hoe snel je groeit of welk boekhoudsysteem het meest geschikt is voor je bedrijf, dan is een gratis boekhoud programma een goede optie. Je hebt even de tijd om bekend te worden met het systeem en hebt vervolgens nog de optie om eventueel ermee te stoppen of te switchen.

Boekhouden met gratis boekhoud software? Nee!

Een gratis online boekhoudprogramma klinkt heel leuk en aardig, maar voor niets gaat de zon op. Er zijn dus vaak wel een aantal haken en ogen.

Alleen tijdelijk te gebruiken
De meeste gratis boekhoudpakketten zijn slechts voor een beperkte periode van gemiddeld een maand beschikbaar. Na dit traject moet je er wel voor gaan betalen of het stopzetten.

Alleen beperkte functies beschikbaar
Fijn dat je de software tijdelijk gratis kan testen, maar ook als startup mis je vaak nog belangrijke functies. Deze software heeft vaak alleen enkele basisfuncties waar je mee kan werken en beperkt je in de mogelijkheden.

Boekhouden met een betaald boekhoudprogramma? Ja!

Wanneer je bedrijf doorgroeit en je meer dan alleen de basisfuncties van een online boekhoudprogramma nodig hebt, dan is een betaalde versie een betere optie voor jou als startup. Het is een kleine investering, maar je krijgt er ook wat voor terug. Hieronder staan een aantal voordelen van betaalde boekhoudsoftware uiteengezet.

Meer functionaliteiten
In tegenstelling tot gratis boekhoud software heeft de betaalde variant veel meer opties. Hiermee kun je gegevens beter in kaart brengen en processen gestroomlijnder laten verlopen. Je kunt je boekhoudprogramma bijvoorbeeld integreren met een factureer programma, een webshop of CRM.

Meerdere gebruikers
Een groot voordeel aan een betaald boekhoudprogramma is, dat er meerdere gebruikers tegelijkertijd op kunnen werken. Als startup is je organisatie nog heel flat en is je organisatie nog niet echt in divisies of afdelingen opgedeeld. Hierdoor neem je als team vaak administratie taken op je en is het daarom handig dat er meerdere mensen tegelijkertijd toegang hebben tot het systeem.

Koppelen aan de bank
Moet je elke dag je bij- en afschrijvingen handmatig bijhouden? Koppel dan je boekhoud software aan je bank. Hierdoor worden gegevens automatisch ingevuld en bespaar je een hoop tijd. Ook is het mogelijk om je boekhoudprogramma aan andere instanties te koppelen, zoals de Belastingdienst of een incassobureau. Deze mogelijkheid heb je niet met Excel of de gratis variant.

Het biedt live support aan
Tot slot bieden de meeste betaalde boekhoudpakketten als extra service een live chat aan. Hiermee kun je, wanneer je tegen zaken aanloopt, direct geholpen worden door een professional. Dit geeft je ook de mogelijkheid om zo min mogelijk tijd aan je boekhouding te besteden. Live support support kan het beste worden gebruikt wanneer een startup al in een verdere fase is. Wanneer je startup zo is uitgebreid, dat je niet even naar elkaar toe kan lopen om een vraag te stellen, is een live chat functie een goede optie. Dit verbetert tevens de workflow. Twee vliegen in één klap!