Webwinkel starten: hoe ga je om met je boekhouding? Twinfield of spreadsheets?

17 dagen geleden
Gepost in Gastblogs

Bij het starten van een webwinkel komt veel kijken. Administratie wordt vaak als minder leuke kant gezien. Zijn er mogelijkheden om dit makkelijker te maken?

Een webwinkel starten vergt verschillende voorbereidingen. Welke webwinkel software kies je? Laat je de webwinkel ontwikkelen, of richt je deze zelf in? Welke marketingcampagnes zet je in om de eerste bezoekers naar je webwinkel te trekken? Enzovoorts. Op het moment dat je webshop online staat, is het belangrijk om orders op de juiste wijze te verwerken. Er zijn verschillende manieren om een boekhouding in te richten. Maak gebruik van een Excel-sheet, gebruik je eigen online boekhoudpakket of zorg voor een automatische koppeling tussen de webwinkel en het boekhoudpakket.

In dit artikel zetten we de verschillende mogelijkheden voor je op een rijtje. Wat zijn de voor- en nadelen van de verschillende opties?

Functies om een administratie bij te houden in webwinkel software

Bij het ontwikkelen van een webshop heb je de keuze tussen het gebruik van een platform en online webwinkel software. In het eerste geval kun je bijvoorbeeld kiezen voor een platform als Mijnwebwinkel.nl of Shopify.nl. Je betaalt een vast bedrag per maand, zonder omkijken te hebben naar updates, het online houden van een server, enzovoorts. Bij het gebruik van webshop software zou je kunnen kiezen voor Woocommerce in combinatie met Wordpress. Deze software installeer je zelf op een server en kun je naar eigen smaak inrichten.

In beide gevallen is het mogelijk om een export te maken van de bestellingen in de webwinkel. Deze bestellingen geven je inzicht in de totale maandomzet, de marge op producten en bijvoorbeeld het gemiddelde besteedde bedrag per bestelling.

Aan de slag met het overzicht van bestellingen

De export van het geheel aan bestellingen kun je gebruiken om bijvoorbeeld een administratie op te zetten in Excel (betaald). Ook Google Spreadsheets (gratis) biedt mogelijkheden om een administratie bij te houden. Zeker voor kleine webwinkels is dit een slimme oplossing. Kies uit een van de templates die in Excel en Google Spreadsheets zitten, of richt je eigen document in.

Een alternatief is een online boekhoudpakket. Je betaalt voor zo’n boekhoudpakket een vast bedrag per maand. Vaak kost dit niet meer dan een 15 tot 20 euro per maand. Je kunt ervoor kiezen om het pakket uit te breiden met extra modules. Deze modules zorgen ervoor dat de prijs van het boekhoudpakket toeneemt. Deze boekhoudpakketten zijn te koppelen aan een webshop. Er zijn partijen die je hierbij kunnen helpen.

Voor- en nadelen van verschillende soorten administraties

Onderstaand overzicht toont de voor- en nadelen van beide oplossingen om een administratie bij te houden voor je webshop d.m.v. bijv. een koppeling via Twinfield.

Excel/Spreadsheets voordelen/Nandelen

+ Gratis te gebruiken, wanneer je een Office-pakket hebt.
+ Er zijn standaard templates beschikbaar voor een boekhouding.

- Minder makkelijk voor het uitdraaien van een BTW-aangifte.
- Aanzienlijk minder functionaliteit dan een online boekhoudpakket.

Online boekhoudpakket voordelen/nadelen

+ Zeer breed aantal functies/mogelijkheden beschikbaar.
+ Mogelijkheid om je webshop software te koppelen aan je boekhoudpakket.
+ Snel inzicht in de financiële cijfers/KPI’s van je webwinkel.

- Duurder dan het gebruik van Excel/Spreadsheets