Tips voor jouw boekhouding

Tips voor jouw boekhouding
2 jaar geleden
Gepost in Gastblogs

Boekhouden, het financiële plaatje laten kloppen, goed inzicht hebben in de cijfers, jij als ondernemer herkent dit zeker. Het boekhouden kan veel tijd in beslag nemen. Wij willen je daarom hier graag mee helpen door deze week een blog te schrijven met onmisbare boekhoudtips! Met de volgende boekhouding tips hopen wij dat je sneller en effectiever te werk kunt gaan bij het boekhouden.

Inrichten van jouw administratie

Bij het inrichten van jouw administratie is het handig om een gestandaardiseerd schema van grootboeken te gebruiken. Hierin staan vaak namelijk de meest voorkomende grootboekrekeningen en zijn deze al ingedeeld in categorieën. Je hebt hierdoor een duidelijk overzicht van jouw winst of verlies aan het eind van het jaar, en je kunt de cijfers gegroepeerd bekijken. SFAA richt jouw administratie graag in met ons bewezen effectieve schema!

Ook kun je bij het inrichten van jouw administratie extra aandacht geven aan de verschillende soorten kosten. Zo kun je voor een beter inzicht bijvoorbeeld kosten splitsen per project of per afdeling. Wil je ook meer inzicht in jouw omzet, omdat je bijvoorbeeld omzet per klant, artikelgroep of verkoopkanaal wilt weten? Dan is het handig om gebruik te maken van meerdere omzetrekeningen.

Als je een nieuwe klant of leverancier aanmaakt, kun je het beste ook direct een standaard grootboekrekening, betalingsconditie en btw-code koppelen. Hierdoor hoef je deze informatie niet telkens in te voeren. Bovendien weet je door de koppeling tussen de btw-codes en btw-vakken zeker dat de aangiftes kloppen.

Wij raden je daarnaast aan zoveel mogelijk informatie over de nieuwe klant of leverancier in te vullen. Als je bijvoorbeeld telefoonnummer en website invult, creëer je gelijk een database van jouw relaties.

Inkopen (crediteuren)

Om inkoopboekingen gemakkelijk te verwerken, is het handig om bij het inboeken van facturen het factuurnummer over te nemen. Hiermee herken je de factuur makkelijk in de lijst met facturen. Hiernaast is het beheren van crediteuren ook een belangrijke taak. Je kunt in Exact hiervoor een ouderdomsanalyse maken. Via deze analyse is het mogelijk om te zien hoe lang de crediteuren al openstaan.

Verkopen (debiteuren)

Om te beginnen moet je natuurlijk jouw eigen facturen goed aanpakken. Stel jezelf hierbij altijd de vraag: voldoen mijn facturen wel aan de eisen van de belastingdienst? Zo ja, top! Zo niet, dan kunnen wij je gelukkig ook hiermee helpen! Lees hier in onze blog alles over.

Nadat de facturen correct zijn opgesteld, is het ook belangrijk om deze overzichtelijk te bewaren. Je kunt hiervoor gebruik maken van een oplopende nummering. Dit werkt makkelijker en professioneler. Bovendien is het tegenwoordig handig om digitaal te factureren (pdf per mail). Bij Exact boekhoudsoftware kun je een nummer invoeren waar de nummering begint, waarna deze automatisch doortelt.

Nalatigheid van debiteuren is natuurlijk iets waar niemand op staat te wachten. Om hier meer grip op te hebben moet je jouw debiteurenoverzicht goed bijhouden en op tijd betalingsherinneringen versturen. Dit houdt jouw cashflow gezond!

Terugkomend op het besparen van tijd: boekingen en facturen worden tegelijkertijd gemaakt als je een koppeling maakt tussen jouw factureringssysteem en jouw boekhouding. Ook om opstapeling te voorkomen is het een goed idee om kas en bank regelmatig bij te houden.

Bank en kas

Het handmatig overnemen van afschrijvingen en betalingen kost veel tijd en vergroot de kans op fouten. Goede boekhoudingsoftware biedt de mogelijkheid om bankbestanden te importeren. De grotere banken bieden een automatische koppeling aan.

Vergeet niet om gebruik te maken van toewijzingsregels voor de bankboekingen. Hiermee automatiseer je namelijk de toewijzing van geïmporteerde banktransacties. Jouw boekhoudsoftware herkent dus automatisch op welke grootboekrekening er geboekt moet worden, met welke relatie en met welke BTW-code.

Stel dat je te maken hebt met contante betalingen en uitgaven. Vanwege de aard van deze betalingen/ontvangsten, is het moeilijker om deze te controleren. Om nu onaangename verassingen te voorkomen, is het belangrijk dat je jouw kasboek dagelijks bijhoudt.

Heb je een te lange lijst aan openstaande posten voor debiteuren? Voer dan jouw kredietlimiet in bij jouw bankdagboek. Dit is het maximale toegestane bedrag aan openstaande posten voor debiteuren. De limiet moet worden doorgegeven aan de debiteur, zodat zij tijdig herinneringen krijgen.

Invoeren

Onnauwkeurigheid tijdens het inboeken is een no go! Het kost je achteraf alleen maar dubbel veel zo tijd en moeite. Indien jezelf degene bent die het inboekwerk doet, is het misschien handig om hier wekelijks één dag voor uit te trekken. Je voorkomt op deze manier opstapelingen aan het eind van de maand. Bovendien, als een transactie langer geleden is, wordt het steeds moeizamer om de details terug te zoeken.

Misschien sta je hier niet snel bij stil, maar het kan handig zijn om op een factuur het boekstuknummer te noteren dat door het systeem worden toegewezen. Je kunt de facturen dan later gemakkelijker terugvinden.

Afhankelijk van de grootte van jouw onderneming, kan het aantal verschillende facturen enorm groot zijn. Voor een goed overzicht is het daarom van belang dat je gebruik maakt van standaardomschrijvingen. Deze omschrijvingen dienen vandaag duidelijk te zijn, maar ook over twee jaar. Schrijf dus altijd goed in de omschrijving waar het om gaat met de bijbehorende periode.

Dat je over jouw vast activa moet afschrijven, wist je waarschijnlijk al. Maar wist je ook dat boekhoudpakketten tegenwoordig een speciale activa module hebben? Deze module maakt het mogelijk om alles tot op de cent nauwkeurig af te schrijven. Dus een zeer geschikte optie als je duurzame activa hebt. Daarnaast moet je ook de afschrijvingsmethode bepalen. Hierbij valt te denken aan lineair afschrijven, waarbij je met een vast bedrag afschrijft of afschrijven via de annuïteiten methode. De activa-administraties biedt ook geavanceerdere opties, zoals het toevoegen van een foto of het bijhouden van een restwaarde.

Controleren

Ook al klinkt het vanzelfsprekend, controleer toch regelmatig de grootboekrekeningen op fouten en laat jouw accountant de boekhouding regelmatig nalopen. Bij het controleren kun je bijvoorbeeld kijken of je de grootboeken consequent heeft gebruikt en of je geen facturen mist. Nog een tip op de controle vlak: controleer periodiek de aansluiting van de btw-rekeningen met de daarbij horende omzetrekeningen. 

Bewaren
Als we het hebben over het bewaren van jouw administratie, dan moet je als eerst aan het bewaarplicht van de belastingdienst voldoen. De belastingdienst stelt namelijk de eis dat je jouw administratie minimaal 7 jaar dient te bewaren. Documenten van onroerende zaken dien je overigens 10 jaar te bewaren. Je moet facturen bewaren in de vorm waarin je ze heeft binnengekregen, dus papieren facturen moet je ook op papier bewaren.

Ga zorgvuldig om met jouw administratie en zorg ervoor dat alle stukken die belangrijk zijn, ordelijk en overzichtelijk worden bewaard. Zoals er eerder ook al stond bij de boekhouding tips onder het kopje verkopen, is het ook hier van belang dat je bankafschriften oplopend op nummer bewaard en bewijsstukken toevoegt.

Overige boekhouding tips

Je hebt dit misschien vaker al gelezen in onze blogs, maar het ook nu weer een goed punt om te noemen. Het scheelt in zekere mate verwarring en extra werk als je privé en zakelijk gescheiden houdt. Dit geldt bovendien ook voor bankrekeningen. Verder is het ook aan te raden om jaarlijks een begroting op te stellen en te gaan budgetteren om jouw uitgaven onder controle te houden. Boekhoudsoftware zoals Exact, kan je helpen om de begroting constant naast de huidige stand van zaken te houden.

Maar hoe kun je dan de trends van jouw onderneming ontdekken? Simpel! Vergelijk periodiek de resultaten van het huidige jaar en de voorgaande jaren.

Tot slot

Zijn er nog onduidelijkheden over de boekhouding tips? Of heb je misschien andere inhoudelijke vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen! Je kunt een email sturen naar [email protected] Heb je liever telefonisch contact? Bel ons dan op het nummer 020-2610723. SFAA helpt je graag met jouw boekhouding!