Hoe richt je een ideale vergaderruimte in?

4 maanden geleden
Gepost in Gastblogs

Wil je binnen je bedrijf een vergaderruimte inrichten? Denk goed na over de indeling en inrichting, aangezien dit uiteindelijk invloed zal hebben op het succes van de meetings. Niet elke bijeenkomst in je vergaderruimte zal hetzelfde doel hebben. Maar met een slimme inrichting kan je daar op inspelen.

We vroegen Jorrit Baerends, eigenaar van een vergaderlocatie in Zwolle, naar zijn 'tips and tricks'.

1. Daglicht

Waar mogelijk, zorg voor een ruimte met voldoende daglicht. Zeker bij langere vergaderingen geeft daglicht een boost aan je meetings. Deelnemers blijven hierdoor actiever en voelen zich minder 'opgesloten'. Mocht je geen keuze meer hebben en een ruimte zonder (veel) daglicht moeten inrichten, zorg dan voor een lichte inrichting en veel planten.

2. Zorg voor een flexibele indeling

Niet elke vergadering of meeting is hetzelfde. Sommige vergaderingen verlangen een traditionele indeling, bij andere meetings wil je juist veel vrijheid. Denk bij inrichting van de ruimte voor flexibiliteit. Je moet in ieder geval rondom een tafel kunnen zitten, maar vaak wordt de U-vorm ook erg gewaardeerd. Jorrit Baerends van ROOM25 zegt: "Tegenwoordig wordt vaak gevraagd naar stoelen in een kring, zonder tafels. Dit neemt barrières weg en zorgt voor nog meer openheid in je meeting."

3. Faciliteiten

Verschillende meetings vragen verschillende faciliteiten. Veel vergaderingen zullen gebaat zijn aan goede audio en video. "Denk ook aan voldoende stopcontacten, aangezien de meeste deelnemers hun laptop zullen willen gebruiken en graag willen kunnen opladen.", aldus Baerends. In brainstorm-sessies wordt hier vaak minder gebruik van gemaakt. Zorg in die gevallen voor voldoende flipovers, post-its, stiften en scharen.

4. Inspireer

Waarom zou een vergaderruimte saai moeten zijn? Niet alleen bij brainstorm-sessies, maar ook bij plenaire vergaderingen ofpresentaties is een inspirerende ruimte prettig. Wat inspirerend is, is voor iedereen anders. Baerends zegt daarover het volgende: "Laat de ruimte zo min mogelijk overeenkomen met de rest van de werkruimtes. Een vergaderruimte moet inspireren en mag zelfs verrassen".