Checklist zakelijke ontvangstruimte

10 maanden geleden
Gepost in Gastblogs

De entree of ontvangstruimte is de eerste binnenruimte van je bedrijf die jouw klanten zien. Daardoor is het een van de belangrijkste ruimten, het geeft je namelijk de kans om direct een goede of juist minder goede eerste indruk te maken.

Maar wat heb je allemaal nodig voor een volwaardige ontvangstruimte? In dit artikel laten we je precies zien wat je nodig hebt om een goede entree in te richten, van de receptie tot de wachtgelegenheid.

Begin bij het begin: laat je gasten zich melden bij de receptiebalie


Receptiebalies zijn onmisbaar om een professionele indruk te maken. Stel je eens voor hoe het over zou komen als de receptionist achter een normaal bureau zou zitten… Afhankelijk van het soort bedrijf kan je hier nog mee wegkomen maar de meeste klanten zullen gewend zijn dat een receptionist achter een balie zit. Kies een balie die past bij de uitstraling van je bedrijf. Op basis van het gekozen materiaal, de afwerking hiervan en de kleurstelling kan je de uitstraling van een balie sterk beïnvloeden.


Laat je bezoek even op adem komen in de wachtruimte

In een ideale wereld zou de wachthoek niet bestaan. De realiteit is echter dat gasten bij aankomst vaak moeten wachten. Zeker als wachttijden kunnen oplopen is het essentieel om een mogelijkheid tot koffie, thee of water aan te bieden.


Biedt je gasten wat te drinken aan.
De makkelijkste manier om dit te doen is self service door middel van een koffie- thee- en waterapparaat. Afhankelijk van het serviceniveau dat je jouw klanten wil bieden kan je er zelfs voor kiezen om de consumptie persoonlijk te laten maken en brengen door de receptionist of host.

Geef je gasten een zitplek.
Hoewel een minuutje staand wachten prima kan heeft men meestal toch de voorkeur om even te zitten. Ook hier speelt de keus in design van het meubelstuk een grote rol in de uitstraling richting je klant. Ben je een duurzaam bedrijf dan kies je bijvoorbeeld niet snel voor een leren bank maar eerder voor een kunstleer- of stoffen bank.
Biedt je gasten leesmateriaal aan om de wachttijd door te komen. Om leesmateriaal zoals tijdschriften of brochures aan te bieden is een folder display of open boekenkast een uitstekende keus. Hoewel dit soort open oplossingen altijd meer stof verzamelen dan dichte varianten is het in een ontvangstruimte aan te raden om het leesmateriaal zichtbaar aan te bieden.

Prikkel wachtende gasten door iets interessants te laten zien.
Wie toch staand wil wachten kan je het beste vermaken met een aantal relevante items uitgestald in een vitrinekast. Dit kunnen bijvoorbeeld voorwerpen zijn die door jouw bedrijf geproduceerd zijn of juist voorwerpen die uitstralen waar je bedrijf voor staat.

Tot slot: Vergeet in tijden van de coronacrisis niet te desinfecteren

Desinfectiezuilen waren voorheen slechts voor een zeer kleine groep bedrijven onderdeel van het dagelijks leven. Tegenwoordig kom je ze overal tegen. Stimuleer of verplicht je gasten om hun handen te desinfecteren bij aankomst. De meest effectieve manier is om een desinfectiezuil op een niet te missen plek neer te zetten. Extra effectief is plaatsing naast de balie zodat de receptionist je gasten kan attenderen op het desinfecteren.