Auto van de zaak als startup? Vergeet de kilometerregistratie niet!

Auto van de zaak als startup? Vergeet de kilometerregistratie niet!
2 jaar geleden
Gepost in Gastblogs

Het klinkt ideaal, een auto van de zaak. Wanneer je de auto privé gebruikt, moet je een kilometerregistratie bijhouden. Maar waar moet je allemaal rekening mee houden? Als je een auto van de zaak hebt, ben je verplicht om bij te houden welke ritten je zakelijk en privé hebt gereden. In dit artikel lees je alles over de rittenregistratie.

Wat is een rittenadministratie?
In je rittenadministratie houd je alle kilometers bij die je in één jaar privé hebt gereden. Het bijhouden van een goede kilometerregistratie is niet alleen belangrijk voor jezelf en het bedrijf, maar ook voor de Belastingdienst. Het is toegestaan om met een zakelijke auto vijfhonderd kilometers privé te rijden. Als je meer privékilometers rijdt, moet je daarvoor betalen. Dit staat ook wel bekend als bijtelling. De bijtelling verschilt per type auto. In 2017 rekent de Belastingdienst twee tarieven: 4 of 22 procent bijtelling. Let wel, deze percentages gelden alleen als je de auto dit jaar op naam hebt gesteld.

Wat moet je allemaal bijhouden?
Als je een leaseauto van de zaak hebt, houd je per rit bij hoeveel kilometers je hebt gereden. Maar wat moet je per rit allemaal bijhouden? Je houdt per rit algemene gegevens bij over de auto maar ook de ritgegevens. De algemene gegevens van de auto zijn bijvoorbeeld het automerk, het kentekenplaat en kleur van de auto. De ritgegevens moet je ook bijhouden. Dit zijn de datum van de rit, de bestuurder en het ritnummer. Vervolgens houd je bij of het een zakelijke of privé rit was, en de begin- en eindstand van de kilometerteller. Tenslotte houd je de route die je hebt afgelegd bij, inclusief vertrek- en aankomstadres.

Hoe houd je als zzp’er de kilometerregistratie bij?
Je kunt de rittenregistratie op diverse manieren bijhouden. Zo kun je het bijhouden op papier, in Excel of je kunt de ritten bijhouden in urenregistratie software. Voordat je een keuze maakt uit één van deze mogelijkheden, is het handig om te bedenken dat je verplicht bent om de kilometeradministratie zeven jaar te bewaren. De Belastingdienst kan op elk gewenst moment je administratie opvragen. Heb je de administratie niet op orde? Dan kan de Belastingdienst dit als fraude zien en kun je een fikse boete riskeren. In urenregistratiesoftware die de ondersteuning biedt aan rittenregistratie, kun je gemakkelijk alle gegevens bijhouden.

Rittenregistratie bijhouden op papier, Excel of urenregistratie software?
Het bijhouden van rittenregistratie op papier of Excel heeft als voordeel dat het gratis en snel in gebruik is. Een nadeel aan het handmatig bijhouden van de rittenregistratie is dat het tijdrovend is. Als je geen back-up maakt, loop je een kans dat je jouw rittenadministratie kwijtraakt. Daarnaast is het handmatig bijhouden van de ritten al snel ingewikkeld, omdat je veel verschillende gegevens moet bijhouden. Het bijhouden van de ritten in urenregistratie software heeft verschillende voordelen. Zo rekent het programma automatisch de kilometers uit en kun je standaard ritten gemakkelijk herhaald invoeren. Urenregistratie software biedt ook vaak de mogelijkheid om de kilometerregistratie per app in te vullen. Wellicht ben je als zzp’er veel onderweg, dan is het ideaal als je via een app de rittenregistratie kunt doen.

Niet alle urenregistratie software bieden de mogelijkheid tot kilometerregistratie. Let er bij het zoeken naar urenregistratie programma’s op of het programma geschikt is voor rittenregistratie. Veel succes met de kilometerregistratie!