Administratie opzetten, hoe doe je dat?

Administratie opzetten, hoe doe je dat?
3 jaar geleden
Gepost in Gastblogs

Een veel voorkomend probleem is dat de administratie niet correct wordt opgezet en bijgehouden. Vandaar dat we in deze blog de vraag beantwoorden: administratie opzetten, hoe doe je dat? Het hebben van een juiste administratie is erg belangrijk. Je kunt ervoor kiezen om de administratie uit te besteden of zelf te doen. Het is natuurlijk altijd mooi meegenomen als je de basis van boekhouden kent. Deze week in onze blog: hoe kun je een correcte en overzichtelijke administratie opzetten?

1. Op tijd beginnen

Regeren is vooruitzien. Het is belangrijk dat je als startende ondernemer op tijd begint met het opstellen van jouw administratie. Dit kan zelfs al voordat je van start gaat. Het op tijd opzetten van de administratie geeft een overzichtelijk beeld van jouw financiën. Het komt ook vaak voor dat ondernemers, nog voordat ze van start gaan, investeren in verschillende bedrijfsmiddelen. Deze kosten zijn mogelijk fiscaal aftrekbaar, waardoor het dus belangrijk is dat je alle gegevens goed bewaard (in de alvast opgerichte administratie bijvoorbeeld).

2. Belastingdienst

Naast het feit dat het belangrijk is dat je de financiën bijhoudt voor jezelf, stelt de belastingdienst ook enkele eisen aan de administratie. Zo verplicht de belastingdienst je om zich te houden aan de bewaarplicht van 7 jaar. Dit houdt in dat je alle gegevens van de afgelopen 7 jaar, die van belang zijn voor de belastingdienst, op verzoek moet kunnen aantonen.
Let op! Je moet gegevens over de koop of verkoop van een bedrijfspand voor 10 jaar te bewaren.

3. Administratie

Het is handig om te beginnen met het openen van een zakelijke rekening. Verder raden wij je ook aan om privé en zakelijk niet te werken in 1 administratie. Indien je dit wel doet, kost het meer tijd om goed na te gaan hoe je er zakelijk voor staat.

4. Zorgvuldigheid

De hoeveelheid werk dat verbonden is aan het bijhouden van een administratie neemt snel toe. Ga daarom vanaf het begin zorgvuldig om met jouw administratie. Dit voorkomt dat het je halverwege erg veel tijd kost en je het overzicht in de administratie verliest. Mocht je ervoor hebben gekozen om jouw administratie uit te besteden, dan zal jouw administrateur je sneller kunnen ontzorgen.

5. Administratie digitaal bewaren

Van het verwerken van facturen tot aan het bijwerken van de zakelijke agenda, kunnen alle werkzaamheden digitaal plaatsvinden. Het is belangrijk dat de gegevens digitaal worden opgeslagen in een online omgeving. Mocht jouw computer crashen dan heb je de beschikking nog over jouw administratie. De belastingdienst houdt je verantwoordelijk en je moet ondanks een computer crash gewoon de administratie kunnen overhandigen. De administratie moet op papier worden bewaard als je dit op papier ontvangt, als je facturen alleen digitaal ontvangt dan hoef je deze dus niet meer te printen en in een fysieke map te stoppen.

Administratieve software

Voor het opzetten en bijhouden van de administratie kun je kiezen voor een administratief softwareprogramma. Een dergelijk programma kan ervoor zorgen dat je meer tijd over houdt om te ondernemen! Ben je nog niet zo ver om een administratieve software te gebruiken? Dan kun je altijd beginnen met het bijhouden van de administratie in Excel. Het is hierbij wel handig om Excel templates te downloaden via internet.

Btw

Denk bij het opzetten en bijwerken van de administratie altijd aan de btw-verplichtingen. Je moet hierbij een aantal zaken bijhouden, bijvoorbeeld de facturen die je zelf uitschrijft of die je moet betalen. Indien je zaken doet met het buitenland gelden er afzonderlijke verplichtingen. Bijvoorbeeld ingevoerde goederen uit landen buiten de Europese Uni houd je dan ook bij. Bekijk de website van de Belastingdienst voor een compleet overzicht van btw-verplichtingen.

Tot slot

Het opzetten van een administratie kan ingewikkeld lijken. Ondervind je ook problemen met jouw eigen administratie? Of weet je niet precies hoe en waar je moet beginnen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op! Je kunt ons bellen op het nummer 020-2610723 of een email sturen. Wij helpen je graag bij het opstellen van jouw administratie!