5 Smoezen om een factuur niet te betalen, dit zijn de beste antwoorden

5 Smoezen om een factuur niet te betalen, dit zijn de beste antwoorden

Kom jij ook telkens dezelfde smoezen tegen om een factuur niet te betalen? Wij hebben de 5 meest gebruikte excuses bij elkaar verzameld. Met deze tips weer jij je tegen de meest gebruikte smoezen om niet te betalen.

1) Factuur niet ontvangen
Waarschijnlijk heb je de factuur per post of mail verzonden en kun je niet direct aantonen dat deze ontvangen is. Stuur de factuur daarom gewoon opnieuw en zorg dat je een ontvangstbevestiging krijgt. Bel desnoods na het verzenden op en bevestig het gesprek per mail.

Voor toekomstige facturen kun je ook kijken naar facturatie software die het mogelijk maakt om ontvangstbevestigingen te krijgen. Je kunt dan direct zien of een factuur aangekomen of bekeken is.

2) Niet tevreden
De factuur is verzonden en na een aantal herinneringen neem jij contact op met je debiteur. Deze geeft lang nadat jij de factuur verzonden hebt aan niet tevreden te zijn. Klagen moet wel binnen een redelijke termijn gebeuren. Je kan dit in je algemene voorwaarden afdekken. Heb je dit niet gedaan kijk dan naar wat redelijk zou zijn. Een jaar na het verzenden van de factuur klagen over de kwaliteit wordt niet als redelijk gezien.

Is de klacht deels terecht spreek dan een gedeeltelijke betaling af of los het probleem op. Leg de afspraken vast. Is de klacht onterecht, laat dit dan weten en verzoek je debiteur om alsnog te betalen.

3) Verantwoordelijke is niet aanwezig
Degene die over de betalingen gaat is er toevallig niet waardoor de factuur nog niet is voldaan. Vraag naar de manager of directeur van de onderneming. Zijn deze er ook niet vraag dan de de contactgegevens van de manager of directeur. Bevestig het gesprek in ieder geval per mail ook al heb je niemand kunnen spreken.

4) Geld is al overgemaakt
Goed nieuws het geld is net overgemaakt. Raar dat jij na een aantal dagen alleen nog niets op je rekening hebt ontvangen. Vraag daarom naar een rekeningafschrift of overschrijf bewijs. Is er via een iDEAL link betaald dan zou je al direct moeten kunnen zien of er inderdaad betaald is.

5) Debiteur wacht zelf op een betaling
Vervelend voor de debiteur dat hij nog geen geld heeft ontvangen van zijn klanten. Zijn problemen moeten echter niet jouw problemen worden. Een gezonde onderneming komt niet direct in de problemen als een betaling van een klant uitblijft. Vraag daarom of er wellicht meer aan de hand is.

Algemene tips

  • Zorg dat je debiteur gaat praten. Ga niet direct in de aanval en vermijd zoveel mogelijk gesloten vragen.
  • Blijf bij het onderwerp, de betaling van jouw factuur. Vraag je debiteur bijvoorbeeld: “Hoe zorgen we ervoor dat het factuurbedrag morgen op mijn rekening staat? “
  • Baken het probleem af. Zorg dat er niet meer op excuses teruggevallen kan worden. Vraag je debiteur bijvoorbeeld: “Zijn er nog andere problemen of staat niets meer in de weg om mijn factuur te betalen?”
  • Bevestig de gemaakte afspraken altijd schriftelijk (mail/brief) en eventueel aangetekend naar de debiteur.