4 tips om je zakelijke kilometers als zzp’er te registreren

4 tips om je zakelijke kilometers als zzp’er te registreren
26 dagen geleden
Gepost in Gastblogs

Als zelfstandig ondernemer heb je wellicht wat vragen omtrent je zakelijke kilometers registreren. Wat zijn bijvoorbeeld de eisen van de Belastingdienst en welke gegevens moet je allemaal noteren in zo’n registratie? Of je nu in een auto van je zaak rijdt of wanneer je zakelijke kilometers maakt in je privé auto; het is altijd prettig om een goede en complete rittenregistratie te hebben voor jezelf en om te kunnen laten zien aan de Belastingdienst. Wat je moet weten over het registreren van kilometers als zelfstandig ondernemer lees je in dit artikel.

Waarom moet je een kilometerregistratie bijhouden?

Het bijhouden van een rittenregistratie is belangrijk wanneer je zakelijk rijdt. Je kunt namelijk een deel van de gereden kilometers in geld terug krijgen bij de Belastingdienst. Wanneer je een zakelijke auto hebt aangeschaft, is het prettig om een complete rittenregistratie te hebben om bijvoorbeeld bijtelling te voorkomen. Hierbij is het belangrijk dat je zakelijke kilometers registreren voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

Rijd je namelijk privé minder dan 500 kilometer met je zakelijke auto dan hoef je geen bijtelling te betalen. Daarom is een goed ingevulde rittenregistratie van groot belang. Heb je een privé auto waarmee je juist af en toe zakelijke kilometers rijdt? Ook dan moet je die kilometers registreren om gedeeltelijk geld terug te krijgen. Je kunt tot € 0,19 per kilometer terugvragen als vergoeding. De Belastingdienst heeft je rittenregistratie nodig om dit geld uit te kunnen keren. Ook interessant: steeds meer ondernemers gaan met de elektrische fiets naar werk. Zij mogen hun kilometers ook registreren en gedeeltelijk als kosten opgeven.

Weet wat je in moet vullen op een rittenregistratie

Als eerst is het goed om te weten wat je precies moet invullen op een kilometerregistratie. Zo’n registratie moet in ieder geval de volgende gegevens bevatten:

  • De datum van de rit.
  • Beginstand en eindstand van de kilometerteller.
  • Locatie van vertrek en locatie van bestemming.
  • Het merk van de auto, evenals het type.
  • Het kenteken van de auto.
  • De route wanneer je anders hebt gereden dan normaal. Dit kan het geval zijn wanneer er sprake is van wegwerkzaamheden of een omleiding.
  • Reden van de rit: is het een zakelijke rit of rijd je privé?

Zorg hierbij altijd voor een duidelijk verschil tussen de ritten die je voor de zaak rijdt en de ritten die je privé rijdt. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de ritten buiten kantoortijden als privé te noteren en andersom. Of schaf een privéschakelaar aan in de auto die je om kunt zetten wanneer dat nodig is. Bij de meeste programma’s voor rittenregistratie kun je met één druk op de knop vastleggen of je privé of zakelijk rijdt.

Handmatige of automatische rittenregistratie?

Daarnaast moet je de keuze maken of je voor handmatige of automatische rittenregistratie gaat. Steeds meer mensen, zowel ondernemers als particulieren, kiezen voor een automatische registratie. De reden hiervoor is omdat er zoveel meer voordelen te vinden zijn dan bij handmatige registratie. Zo is de kans op het maken van fouten veel kleiner en hoef je bij automatische rittenregistratie zelf niet zoveel te doen. Doe je dit handmatig dan ben je maandelijks sowieso een paar uur kwijt met je kilometerregistratie. Laat je het automatisch gebeuren dan hoef je je daar geen zorgen om te maken. Bij een automatisch systeem, zoals bij Bizcar, worden al je ritten geregistreerd en kun je deze ritten online bekijken en bewaren.

Bewaar bonnetjes en documenten van tanken en meer

Wat je ook zeker niet mag vergeten, is om alle bonnetjes en belangrijke nota’s van bijvoorbeeld een garage te bewaren. Je moet je eigen kilometerregistratie namelijk kunnen ondersteunen met dit soort bewijzen. Er is namelijk altijd een kans dat de Belastingdienst dergelijke gegevens in wil zien. Met de meeste software voor rittenregistratie kun je niet alleen uitgebreid je ritdetails bekijken, maar ook je tankbewegingen registreren. Onze tip? Schaf een tankpas aan zodat al je zakelijke tankbeurten gemakkelijk bij elkaar worden bewaard en waar nodig in één keer kunnen worden opgevraagd. Zo’n tankpas koppel je ook nog eens eenvoudig aan een systeem voor rittenregistratie waardoor je zelf écht weinig hoeft te doen om deze informatie up to date te houden.

Wanneer bijtelling betalen en hoe te berekenen?

Heb je een zakelijke auto aangeschaft en rijd je per jaar minder dan 500 kilometer privé met die auto? In dat geval hoef je geen bijtelling te betalen. Wanneer je wél meer dan die 500 kilometer betaalt, moet je de fiscale kosten van het privégebruik van de auto van de zaak betalen. Dat is bijtelling. Om de exacte netto bijtelling te weten, vermenigvuldig je het bedrag met het tarief inkomstenbelasting dat voor jou geldt. Wanneer je auto voor de zaak een cataloguswaarde van € 35.000 heeft en een bijtelling van 22% moet je € 7700 aan bijtelling betalen. In de meeste gevallen is het vaak voordeliger om een privéauto zakelijk in te zetten wanneer je ook veel privé rijdt. Mocht je amper privé rijden dan kun je kijken naar de voordelen van zakelijk rijden, zolang je in ieder geval maar altijd zakelijke kilometers registreert.